Checklist técnico: documentação contábil para perícia em reclamação trabalhista

Checklist de documentos essenciais para a perícia contábil trabalhista

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   Delimite o contrato e o período discutido

   Comece com uma ficha simples contendo nome do trabalhador, função, datas de admissão e desligamento, unidade de trabalho, pedidos formulados e período abrangido. Separe o que está sendo discutido do que não é objeto da perícia, evitando misturar contratos ou empregados.

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   Reúna o cadastro e os documentos contratuais

   Inclua contrato de trabalho, alterações salariais, descrição de função, acordos individuais, normas coletivas aplicáveis, fichas de registro e documentos de transferência. Em atividades portuárias, indique também a unidade, o turno e o tipo de operação relacionado ao trabalhador.

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   Organize a folha de pagamento mês a mês

   Separe holerites, folhas analíticas, recibos de pagamento, relatórios de eventos e arquivos de fechamento. A folha deve permitir identificar salário-base, adicionais, horas extras, reflexos, descontos, bases de incidência e valor líquido.

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   Conecte jornada, folha e pagamento

   Para cada mês, coloque lado a lado espelhos de ponto, escalas, banco de horas, autorizações de sobrejornada e folha correspondente. Depois, confronte o valor líquido com comprovantes bancários ou recibos assinados, registrando qualquer diferença explicada.

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   Separe encargos e obrigações acessórias

   Inclua guias e comprovantes de FGTS, contribuições previdenciárias, retenções, eventos transmitidos e relatórios de fechamento. Quando houver retificação, preserve a versão anterior, a versão corrigida e a justificativa, sem substituir silenciosamente o arquivo original.

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   Prepare rescisão e pagamentos posteriores

   Reúna aviso-prévio, termo de rescisão, demonstrativo das verbas, comprovantes de pagamento, guias e eventuais acordos. Se houve pagamento parcelado ou depósito judicial, crie uma tabela com data, valor, origem e documento de comprovação.

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   Crie um índice e uma pasta de conferência

   Use uma pasta principal com subpastas numeradas, por exemplo, 01 contrato, 02 jornada, 03 folha, 04 encargos e 05 rescisão. O índice deve informar o nome do arquivo, competência, origem, formato e relação com o pedido analisado.

Como organizar extras, horas extras e comissões em planilhas resistentes à conferência

• ✓Use uma linha por ocorrência ou por competência, conforme o cálculo. Para horas extras, registre data, início, término, intervalo, quantidade apurada, percentual aplicável, valor da hora, adicional, reflexos e documento de origem.
• ✓Mantenha uma coluna chamada “fonte” com o nome exato do arquivo, a página ou o identificador do relatório. Isso reduz o tempo de conferência quando o perito questiona um lançamento específico.
• ✓Não apague valores divergentes. Marque-os como “pendentes”, “retificados” ou “sem documento localizado” e acrescente uma justificativa. A transparência sobre uma lacuna é mais segura do que uma planilha aparentemente perfeita, mas sem origem verificável.
• ✓Separe horas extras pagas, horas alegadas e horas apuradas em eventual cálculo judicial. Misturar essas três categorias produz conclusões equivocadas e pode fazer a empresa parecer admitir uma quantidade que está sendo apenas discutida.
• ✓Para comissões, informe venda, operação, cliente ou carga relacionada, percentual, data de competência, data de pagamento, estorno e reflexos. Se o cálculo depende de sistema comercial, exporte também o relatório que demonstra a regra aplicada.
• ✓Proteja as fórmulas, mas não esconda a memória de cálculo. Entregue uma aba de premissas com jornada, divisor, base salarial, adicionais, deduções e critérios definidos no processo.
• ✓Faça uma conferência por amostragem. Escolha pelo menos três competências, uma com pagamento regular, uma com horas extras e uma com férias ou rescisão, verificando o caminho completo desde o registro até o comprovante.

Como coordenar advogado, contador e perito: prazos e responsabilidades

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   Reunião inicial de escopo

   O advogado deve apresentar os pedidos, a defesa, a decisão relevante e os pontos controvertidos. O contador informa quais documentos existem, quais sistemas foram usados e quais limitações técnicas podem afetar a extração.

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   Mapa de responsabilidades

   Defina por escrito quem localizará documentos, quem exportará relatórios, quem conferirá cálculos e quem fará o envio processual. O responsável interno deve explicar a operação, mas não deve alterar documentos antigos para “corrigir” uma inconsistência.

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   Calendário reverso

   Parta da data da intimação ou do prazo processual e reserve dias para coleta, conferência, esclarecimentos e revisão jurídica. Não deixe a extração para a véspera, pois sistemas antigos podem exigir restauração de cópia de segurança.

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   Conferência cruzada

   Compare pelo menos folha, ponto, pagamento e encargos para cada competência relevante. Quando houver diferença, registre a hipótese, a fonte consultada e a decisão sobre incluir, explicar ou solicitar orientação profissional.

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   Quesitos e memória de cálculo

   Os quesitos devem ser objetivos e relacionados aos pontos controvertidos. Uma memória de cálculo interna, ainda que não seja protocolada integralmente, ajuda a testar cenários e identificar se o resultado depende de uma premissa discutível.

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   Resposta a diligências

   Centralize os pedidos do perito em uma lista com data de recebimento, responsável, documento solicitado e status. Entregas parciais devem indicar claramente o que foi apresentado e o que ainda está sendo localizado.

Fluxo prático para uma PME portuária de Tubarão, Imbituba ou Laguna